Wprowadzenie RODO w 2018 roku spowodowało konieczność przestrzegania nowych regulacji ochrony danych osobowych. Dlatego audyty RODO stały się nieodłącznym elementem działań firm i instytucji, które pragną zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. W niniejszym artykule przedstawimy trzy przykłady naruszeń RODO, które mogą być wykryte podczas audytów rodo. Dzięki temu można jeszcze bardziej zrozumieć jak istotne są audyty związane z RODO i jak pomagają w zapobieganiu nieprawidłowościom.
1. Niedopełnienie obowiązków informacyjnych
Jednym z częstych naruszeń RODO jest niedopełnienie obowiązków informacyjnych. W takim przypadku, podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych nie zapewnia użytkownikom czy klientom odpowiednich informacji dotyczących przetwarzania ich danych. Audyty RODO pomagają wykrywać takie naruszenia, identyfikując braki w polityce prywatności, regulaminach czy informacjach przekazywanych użytkownikom.
2. Brak wymaganego uzasadnienia prawem podstawy przetwarzania danych
Kolejnym przykładem naruszenia RODO jest brak wymaganego uzasadnienia prawem podstawy przetwarzania danych. Zgodnie z regulacjami RODO, każde przetwarzanie danych osobowych musi mieć przypisaną podstawę prawną. Brak takiego uzasadnienia lub jego nieprawidłowe określenie stanowi naruszenie przepisów. Audyty RODO pozwolą zidentyfikować takie braki w dokumentach przetwarzających dane.
3. Przekazywanie danych do państw trzecich bez odpowiednich zabezpieczeń
Jednym z najważniejszych aspektów RODO jest ochrona danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem. Przekazywanie danych do państw trzecich bez odpowiednich zabezpieczeń stanowi naruszenie przepisów RODO. Audyty RODO pomagają sprawdzić, czy podmioty przetwarzające dane zapewniają odpowiednie środki ochrony, takie jak klauzule umowne, decyzje o adekwatności czy zasady korporacyjne.
4. Brak dokumentacji przetwarzania danych
Każdy podmiot przetwarzający dane osobowe musi prowadzić dokumentację przetwarzania. Brak takiej dokumentacji lub jej nieprawidłowe prowadzenie stanowi naruszenie RODO. Audyty RODO służą identyfikacji takich braków w dokumentacji, w tym w polityce bezpieczeństwa, spisach czynności przetwarzania, ocenach skutków dla ochrony danych czy umowach powierzenia przetwarzania.
5. Brak odpowiednich środków bezpieczeństwa i organizacyjnych
Podmioty przetwarzające dane osobowe powinny zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić te dane przed nieuprawnionym dostępem czy utratą. Brak takich środków bezpieczeństwa lub ich niewłaściwe zastosowanie stanowi naruszenie RODO. Audyty RODO mają na celu sprawdzenie, czy podmiot przetwarzający dane zabezpiecza je właściwie, włączając w to zarządzanie uprawnieniami, zastosowanie szyfrowania czy tworzenie kopii zapasowych.
6. Przetwarzanie danych niezgodne z zadeklarowanym celem
Podmioty przetwarzające dane osobowe powinny przetwarzać je zgodnie z zadeklarowanym celem. Przetwarzanie danych w inny sposób lub w celu niezgodnym z zadeklarowanym stanowi naruszenie RODO. Audyty RODO pomogą wykryć takie niezgodności, identyfikując różnice między zadeklarowanymi celami a faktycznym przetwarzaniem danych.
7. Utrata danych osobowych
Naruszeniem RODO jest również utrata danych osobowych – czy to w wyniku awarii serwera, kradzieży sprzętu czy z innych przyczyn. Audyty RODO są ważnym narzędziem wykrywającym potencjalne braki w procedurach bezpieczeństwa, które mogłyby doprowadzić do utraty danych. Podczas audytu można również ocenić skuteczność procedur tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych.
Podsumowanie
Przykłady naruszeń RODO, które mogą być wykryte podczas audytu są liczne i różnorodne. W rezultacie przeprowadzenia audytu RODO możliwe jest zidentyfikowanie braków w dokumentach przetwarzających dane, niedopełnień obowiązków informacyjnych czy niewłaściwego przetwarzania danych osobowych. Audyty RODO stanowią niezbędne narzędzie, które pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami RODO oraz ochronie danych osobowych.
Zdjęcie:Luke Chesser https://unsplash.com/photos/graphs-of-performance-analytics-on-a-laptop-screen-JKUTrJ4vK00