Wraz popularyzacją internetu i wzrostem znaczenia danych elektronicznych, zwiększyła się potrzeba ich ochrony. Wprowadzenie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) zmieniło całkowicie podejście do przetwarzania danych w firmach. W niniejszym artykule omówimy, jak zabezpieczyć dane swojej firmy, aby spełnić wymagania RODO.
RODO w praktyce – co to jest i kiedy zacząć myśleć o ochronie danych?
RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych) to jedna z najważniejszych regulacji prawnych dotyczących prywatności w Europie i na świecie. Wchodzi w życie 25 maja 2018 roku i nakłada na wszystkie firmy, niezależnie od ich wielkości, obowiązek ochrony prywatności swoich klientów, pracowników i kontrahentów. Jeśli jeszcze nie zaczęliście działać w tym zakresie, nadszedł czas, by rozpocząć przygotowania. W dzisiejszych czasach zagrożenia związane z niewłaściwą ochroną danych są coraz większe, a kary za jego naruszenie to kwoty, które potrafią mocno uderzyć w budżet przedsiębiorstwa.
Czym są dane osobowe i jakie informacje należy chronić?
Nie każdy wie, że pojęcie „dane osobowe” obejmuje znacznie więcej, niż tylko imię i nazwisko, numer pesel czy adres zamieszkania. Należą do nich także informacje dotyczące wieku, wykształcenia, stanu zdrowia, orientacji seksualnej, a nawet preferencji zakupowych. W konkretnej firmie mogą to być również informacje o zleceniodawcach, kontrahentach, dostawcach itp. Dane osobowe to także zdjęcia, nagrania audio i wideo oraz adresy e-mail. Wszystkie te informacje są cenne i przy ich braku praca wielu przedsiębiorstw mogłaby się załamać.
Jakie korzyści płyną z przestrzegania RODO?
Oprócz ochrony danych osobowych pracowników, klientów i kontrahentów, rygorystyczne przestrzeganie RODO może przynieść firmie wiele korzyści. Głównymi z nich są:
- Wiarygodność i zaufanie – przestrzeganie regulacji o ochronie danych to jeden z elementów, które składa się na pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa.
- Redukcja ryzyka finansowego i prawnego – obecnie kary za naruszenie RODO to nawet 4% całkowitej rocznej globalnej wartości obrotów firmy lub 20 milionów euro (w zależności od wartości wyższej).
- Organizacja wewnętrzna – proces wdrożenia RODO wymaga skupienia się na wszystkich obszarach związanych z ochroną danych, co pozwala na lepszą strukturę i zorganizowanie pracy wewnętrznej.
- Pozyskiwanie nowych klientów – dzięki skutecznej ochronie prywatności, firmy mogą zdobyć przewagę nad konkurencją i pozyskać nowych klientów, świadomych znaczenia ochrony ich danych.
Jak wdrożyć RODO w firmie?
Proces wdrożenia RODO powinien być odpowiednio przemyślany i dobrze zaplanowany. Pierwszym krokiem powinna być analiza dotychczasowych praktyk związanych z ochroną danych i określenie, gdzie mogły występować luki w tym zakresie. Następnie należy utworzyć wewnętrzny zespół, którego zadaniem będzie przeprowadzenie audytu i określenie zakresu działań wymaganych w celu wdrożenia RODO. Kolejnym krokiem będzie przygotowanie dokumentacji, m.in. polityki prywatności, kwestionariuszy dotyczących przetwarzania danych, umów z podmiotami przetwarzającymi dane. Warto pamiętać, że wdrożenie RODO to proces ciągły, a nie jednorazowy.
W jaki sposób chronić dane osobowe?
Ochrona danych osobowych to nie tylko odpowiednia dokumentacja i procedury. Wymaga to także odpowiedniego sposobu ich przetwarzania i przechowywania. Warto wprowadzić w firmie szkolenia dla pracowników, którzy są odpowiedzialni za przetwarzanie danych. Dobrym pomysłem jest także uporządkowanie systemu archiwizacji i zastosowanie dedykowanych rozwiązań informatycznych – takich, które gwarantują najwyższy poziom ochrony danych. Warto zadbać także o odpowiednie zabezpieczenia, takie jak firewalle, antywirusy czy szyfrowanie danych.
Podsumowanie
Wdrożenie RODO to proces, który powinien być realizowany przez każdą firmę. Nie tylko z powodów prawnych, ale także w celu zbudowania pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, którego klienci, pracownicy i kontrahenci będą mogli pełni zaufać. Warto zwrócić uwagę na to, że ochrona danych osobowych to proces ciągły, a nie jednorazowy i wymaga odpowiedniego planowania oraz regularnych audytów. Dlatego warto działać w tym zakresie już dziś, by nie narażać swojej firmy na potencjalne zagrożenia czy wysokie kary.