Rozporządzenie w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych definiuje katalog dokumentów obowiązkowych. Należą do nich:
- rejestr czynności przetwarzania
- dokumentacja naruszeń ochrony danych osobowych
- dokumentacja dotycząca prowadzenia oceny skutków dla ochrony danych i konsultacjami z organem nadzorczym
Należy jednak pamiętać, że przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie wskazują jednoznacznie na obowiązek opracowania polityki bezpieczeństwa tychże danych. Natomiast obowiązkiem administratora jest monitorowanie zdarzeń, uzupełnianie dokumentacji, a jeśli powoła on IOD, czyli Inspektora Ochrony Danych, wówczas to on jest zobowiązany do przeprowadzenia szkoleń na temat ochrony danych osobowych w firmie.
Na czym polega procedura ochrony danych osobowych?
Polityka bezpieczeństwa w firmie zależy od:
- specyfiki przedsiębiorstwa
- struktury organizacyjnej
- liczby pracowników zaangażowanych w przetwarzanie danych osobowych
Główne elementy, które powinny znaleźć się w każdej polityce bezpieczeństwa to między innymi:
– podstawy opracowania tego dokumentów takie jak:
a) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej
b) ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 roku
c) wytyczne Europejskiej Ochrony danych
d) wytyczne prezesa Urzędu ochrony danych osobowych
e) branżowe przepisy prawa
Dostęp do danych osobowych:
Jest to niezwykle istotna część, bez którego procedura danych osobowych w firmie nie może być utrzymana w zadowalającym stopniu. W punkcie o dostępie do danych osobowych należy zawrzeć informacje:
– dotyczące procedury nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych (dostęp może obejmować wersję papierową oraz systemy informatyczne) Bardzo ważne jest też upoważnienie nadane przed przez administratora danych osobowych pracownikowi, który powinien:
– zapoznać się z polityką bezpieczeństwa danych osobowych
– zobowiązać się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz polityki bezpieczeństwa na piśmie w oświadczeniu