Księgowość to jeden z filarów prowadzenia biznesu, jednak wiele firm rezygnuje dziś z usług księgowych z rozmaitych powodów, do których należeć mogą między innymi chęć poczynienia oszczędności czy samodzielna kontrola własnego biznesu. Czy firmie potrzebna jest księgowa we współczesnych czasach i jakie są konsekwencje nieposiadania jej?
Księgowa – nie tylko rozliczanie, ale i reprezentowanie
Niewątpliwą zaletą współpracy z księgową jest pomoc żywej osoby, która nie tylko rozliczy biznes i zajmie się dokumentami, ale także będzie na co dzień doradzać, w tym w kwestii optymalizacji rozliczania podatków, aby biznes był bardziej opłacalny. Zrobi to w sposób taki, że optymalizacja wiązać się będzie z niższymi podatkami, a jednocześnie będzie w pełni zgodna z obowiązującym prawem.
Jest jednak aspekt, o którym się nie mówi, a którym jest reprezentowanie naszej firmy przez księgową przed Urzędem Skarbowym. W przypadku wszystkich niejasności i kontroli księgowa będzie kontaktować się z urzędnikami, dostarczać im dokumentację i wyjaśniać wszystkie sporne kwestie. To dlatego tak wiele firm koniecznie chce współpracować z dobrym biurem księgowym lub zatrudnia własnych księgowych.
Alternatywy do tradycyjnych usług księgowych
Chociaż do chwili obecnej najpopularniejszą formą prowadzenia księgowości jest współpraca z księgową na miejscu, istnieją różne alternatywy dostosowane do współczesnych wymagań firm.
W przypadku działalności o prostym charakterze, w której rozliczenia nie są skomplikowane, a klienci pochodzą wyłącznie z Polski, bardzo wiele najmniejszych firm decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości.
Przy najprostszych biznesach jest to często spora oszczędność i wręcz konieczność, a do tego zadanie to jest wykonalne, chociaż w przypadku jakiejkolwiek pomyłki pozostaje się bez pomocy i trzeba samodzielnie wyjaśniać nieścisłości z urzędnikami.
Kolejną alternatywą jest księgowość on-line, która występuje w dwóch wariantach. Pierwszy, podstawowy, polega na tym, że dalej całą księgowość prowadzimy sami, jednak jesteśmy zaopatrzeni w narzędzie, które cały proces upraszcza, generuje rozmaite pliki i służy też do komunikacji z danym urzędem, często będąc wyposażonym w dodatkowe moduły zarządzania towarem.
Choć formalnie nie opiekuje się nami księgowa, a wszystkie nieścisłości musimy wyjaśniać sami, do naszej dyspozycji pozostają eksperci od podatków współpracujący z daną platformą, do których można kierować rozmaite pytania.
Istnieje również opcja księgowości on-line, w której jesteśmy pod opieką żywej księgowej, która załatwia dla nas wszystkie formalności zdalnie i kontroluje wszystkie dane wprowadzane do danego serwisu. W razie kontroli to ona będzie nas reprezentować. Taka opcja jest oczywiście o wiele droższa od podstawowej księgowości on-line bez opieki, jednak wiąże się ona z olbrzymim komfortem i możliwością prowadzenia biznesu z każdego miejsca i o każdej porze.
Decyzja o tym, czy prowadzić księgowość samodzielnie, czy oddać się w ręce dobrej księgowej, to decyzja niezwykle poważna. W większości przypadków zalecane, a nawet wręcz niezbędne, jest korzystanie z jej usług, szczególnie w przypadku, kiedy jest się czynnym płatnikiem VAT lub kiedy posiada się klientów z zagranicy.
Brak księgowej może być sensowny jedynie w przypadku małej jednoosobowej działalności gospodarczej o prostym profilu.