W dzisiejszych czasach stale rozwijający się biznes, a także postęp w dziedzinie życia osobistego i wzrost popularności pracy zdalnej sprawiają, że coraz bardziej potrzebne są rozwiązania usprawniające pracę z treścią i pomagające zorganizować sobie pracę. Ważna jest także możliwość szybkiego stworzenia strony i komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi.
CMS (ang. content management system), czyli system zarządzania treścią, to rozwiązanie przeznaczone właśnie do zastosowania we wszystkich wymienionych powyżej przypadkach. Ujmując najprościej, jak się da, CMS to narzędzie online, które niezbyt doświadczonym użytkownikom pozwala na łatwe tworzenie treści i organizacją, a często także i na tworzenie stron.
Osoba pracująca z danym CMS-em nie musi posiadać głębokiej wiedzy technicznej i wszystko jest w stanie zrobić dzięki prostemu i przejrzystemu interfejsowi. W ten sposób może stworzyć i prowadzić, bloga, bardziej złożoną stronę internetową, czy nawet sklep internetowy bez znajomości zasad kodowania.
Za efekt końcowy odpowiadają niezliczone linijki kodu kryjące się pod danym interfejsem, a także rozmaite wtyczki, którymi można manipulować, zmieniając zarówno wygląd, jak i funkcjonalność danego CMS-a.
Ci, którzy nie wiedzą, co to jest CMS, korzystają z niego na co dzień, przeglądając zasoby sieci, gdyż to na platformach tego typu, takich jak WordPress czy Joomla, zbudowana jest olbrzymia ilość stron i sklepów internetowych. Chociaż znajomość kodowania nie jest wymagana do pracy z systemem zarządzania treścią, jest ona konieczna, jeżeli chce się wprowadzić daleko idące personalizacje i zmiany w wyglądzie danego systemu CMS.
CMS nie musi jednak służyć budowaniu stron czy prowadzenia handlu, a służyć może organizacji pracy. Zawiera on wtedy liczne narzędzia, w tym bazę danych klientów, ich kontakty, wbudowane komunikatory, pozwalające na prowadzenie z nimi rozmowy, mechanizmy pozwalające wysyłać im pliki do zatwierdzania, a także czaty grupowe i narzędzia pozwalające zarządzać różnymi wersjami tego samego pliku, co przydatne jest, kiedy tworzy się teksty w grupie lub chce się powrócić do starszej wersji, by to od niej ponownie rozpocząć dalsze działania.
Do bardzo popularnych CMS-ów tego typu należą Trello czy Asana. Również i na rynku polskim istnieje wielu dostawców rozwiązań typu CMS dostosowanych do krajowego biznesu. Warto jest zapoznać się z nimi, by usprawnić swoje zarządzanie firmą i organizację.