Konferencja na 5+!

W każdej firmie co jakiś czas warto zorganizować jakąś konferencje.

Niezależnie czy to dla lokalnych firm czy dla pracowników. Konferencje mają różne cele, jeśli nie grozi nam upadłość warto zainwestować w taką konferencję, ponieważ w ten sposób będzie można zdobyć sympatię osób, które się na niej pojawią. Jednak organizacja takiego spotkania nie będzie łatwa. Potrzebny będzie dobrze przygotowany zespół, który wszystkim się zajmie.

1. Rozplanuj

Organizowanie spotkań niezależnie od tego jaka będzie skala przedsięwzięcia będzie wymagać przygotowania dobrego planu działania. zacząć można od prostych pytań o cele takiego spotkania oraz kto będzie na nie zaproszony. Znaczenie ma również temat jakiego spotkanie będzie dotyczyć. Dobrze widziane są spotkania, które odbywają się w nowoczesnych salach konferencyjnych.

2. Scenariusz

Teraz czas na zajęcie gości wszystkimi wydarzeniami jakie będą organizowane. Jeśli jest to spotkanie, które dotyczy jakiegoś tematu zaplanować trzeba odpowiednie ramy czasowe dla wystąpień. Mają scenariusz można także podzielić koszty, szukać podwykonawców. Można również określić jaka będzie górna granica wydatków, które na organizacje mogą zostać przeznaczone. W ten sposób taka organizacja będzie przede wszystkim uporządkowana.

3. Dobra lokalizacja

Miejsce, w którym taka impreza będzie się odbywać również ma znaczenie. Powinno mieć dostosowaną do ilości osób wielkość, odpowiednie nagłośnienie i ekrany, na których będzie się można ze wszystkim zaprezentować. Jeśli nie chcemy planować sami wszystkiego można wybrać profesjonalistów a sobie oszczędzić stresu.

Nowoczesna sala

4. Poczęstunek?

Niektóre firmy decydują się na skromne rozwiązanie w postaci czekoladek konferencyjnych, inne wybierają catering a najwięcej będzie zależeć od przeznaczonego budżetu. Minusem podarunku jest to, że jest on podatny na temperaturę i po prostu się nam stopi. Dlatego w okresie letnim lepiej wybrać inne rozwiązania, które będą po prostu bezpieczniejsze dla tego upominku.

5. Zwracaj uwagę na szczegóły

Dobra firma będzie pamiętała o każdym szczególe. Nieważne czy będzie chodzić o produkt, usługę czy wykonanie. Warto scenariusz przekazać osobie, która takie spotkanie będzie organizować. W tym momencie każdy będzie zorientowany w przebiegu spotkania i będzie mniejsza szansa na niechciane zdarzenie. Właściwa ilość czasu musi być poświęcona drobiazgom takim jak dokumenty, zaproszenia czy materiały dla uczestników. Każda umowa czy zamówienie powinny być przygotowywane starannie, każda w dodatkowej ilości sztuk, tak by nie biegać i kopiować nagle, gdy będzie taka potrzeba. Dobrze będzie sprawdzić również ewentualne czarne scenariusze a więc co może się ewentualnie nie udać i jak z tym walczyć.

6. Spokój!

W dniu wydarzenia i przez cały czas jego trwania trzeba umieć zachować spokój. Odwołujemy stresowe spotkania i wszystkie siły wkładamy w konferencje, jeśli czyjaś praca jest niedoskonała nie można się obawiać zwracania uwagi. Jeśli coś nie będzie szło jak należy zawsze będzie można improwizować najważniejsze będzie zachowanie trzeźwego umysłu.