3 ważne aspekty podczas organizacji konferencji

Oczywiście z organizacją konferencji kojarzy się nam to wszystko co będzie się działo w centrum konferencyjnym bądź hotelu. Należy zapewnić uczestnikom wygodne miejsca, materiały, catering, sesje edukacyjne. To wszystko będzie zauważalne. Jednak to czego nie będzie widać to cały czas przygotowania jaki będzie trzeba poświęcić. Organizacja konferencji powinna się składać z trzech etapów.

1. Poziom strategiczny, czyli po co konferencja?

Zanim rozpoczniemy organizację należy się zastanowić po co w ogóle chcemy to robić. Jeśli nie wiemy jaki konferencja ma cel to nie będzie można sobie powiedzieć czy się udała. Skoro nie mamy celu to nie jesteśmy w stanie badać tego jak wygląda efektywność takiego spotkania i czy rzeczywiście możemy być z niego zadowoleni. należy sobie wyobrazić jak konferencja ma wyglądać, co uczestnicy mają podczas jej trwania czuć,. Należy zadbać dosłownie o każdy element, który może mieć decydujący charakter.

Organizatorzy konferencji najczęściej mają wiele różnorakich powodów, na które mogą wskazać, gdy chodzi o organizację konferencji. Czego byśmy w tym temacie nie powiedzieli zawsze będzie się to zawierać w trzech słowach: Edukacja. Motywacja. Integracja. Większość spotkań będzie w mniejszym albo większym stopniu realizować właśnie taki cel. Należy więc zdecydować jaki cel będzie w przypadku naszego spotkania i do czego będziemy chcieli dążyć.

2. Poziom taktyczny, czyli „wow” kontra „ROI”

Jeśli już udało się ustawić kilka celów takiego spotkania trzeba szukać odpowiedniego formatu i narzędzi realizacji, by to wszystko się rzeczywiście udało. Na tym etapie pojawiać się będą pierwsze dyskusje. Trzeba się zastanowić czy chcemy postawić na efekt zachwytu z organizowanego spotkania czy może zależeć będzie nam na zwrocie z inwestycji co potoczenie określa się jako ROI. Jeśli nie będziemy mieli wcześniej przygotowanych założeń i celów spotkania to łatwo będzie się w tym wszystkim pogubić i będzie to istotny problem. Może się bowiem, że zainwestujemy środki w takie elementy, które właściwie na tą inwestycję nie zasługiwały i nie miało to większego sensu. Źle wydaje pieniądze to bardzo często poważny problem organizatorów konferencji różnego rodzaju.

Efektywne spotkanie

3. Poziom operacyjny, czyli realizacja krok po kroku

Tak jak już wspominaliśmy ustalmy sobie cel a potem założenia na podstawie których będzie się te właśnie cele krok po kroku realizować. gdy te dwa elementy już mamy możemy podjąć działanie. Wykonujemy albo też nadzorujemy każde zadanie z planu, który przygotowaliśmy mając cały czas na uwadze do czego ostatecznie to spotkanie ma prowadzić i jaki efekt ma nieść ze sobą. Warto oczywiście przygotować wszystkie materiały, które mają tam być rozprowadzone, by szybko je potem rozdać, tak by każdy się z nimi wygodnie zapoznał.

Po zakończeniu konferencji

Gdy konferencja już minie a my odeśpimy czas przygotowywań starać się należy o sprawdzenie tego co się udało a co nie. Czytamy przede wszystkim ankiety, które były wypełniane przez uczestników. To najlepsza opcja do tego, by zadbać jakość swojego spotkania.