Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Każdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność musi zadbać o to, aby w odpowiedni sposób przechowywać dokumenty związane z firmą. Dodatkowe komplikacje pojawiają się w momencie zatrudnienia pracowników, gdyż do podstawowych dokumentów dochodzi jeszcze dokumentacja pracownicza. Wszystkie dokumenty należy archiwizować odpowiedni czas, gdyż jest to wymagane przez obowiązujące prawo. W przypadku zbyt dużej ilości dokumentów przedsiębiorca może skorzystać z firmy przechowującej dokumenty działalności.

Kiedy decydujesz się archiwizować dokumenty samodzielnie

Przechowywanie dokumentów w firmie jest wygodne ze względu na ciągły dostęp oraz spokój związany z ich kontrolą. Otrzymanie dokumentów nie wiąże się z ich sprowadzaniem. Niestety każdy, kto zdecyduje się na archiwizowanie dokumentów we własnym zakresie musi liczyć się z koniecznością odpowiedniego ich zabezpieczenia przed nieszczęśliwymi wypadkami jak np. pożar czy zalanie, oraz przed dostępem do nich osób niepożądanych.

Przechowywanie dokumentów firmy w archiwum

Drugim sposobem prowadzenia firmowej dokumentacji jest współpraca ze specjalnym archiwum, które za opłatą dopilnuje, aby dokumentacja była bezpieczna oraz nie znalazła się w niepowołanych rękach. Wadą takiego rozwiązania jest konieczność transportu dokumentacji za każdym razem, kiedy wymagany jest do niej wgląd oraz konieczność ponoszenia miesięcznych opłat, które mogą być zbyt dużym obciążeniem finansowym dla początkujących przedsiębiorstw. Zanim jednak zdecydujesz się na firmę przechowującą dokumenty ważne jest, abyś zapoznał się z profilem ich działalności oraz sprawdził, czy firma ta może prowadzić taką usługę zgodnie z prawem. Warto także porozmawiać z przedstawicielem firmy, aby lepiej poznać sposób ich działania.

Co z dokumentacją po zamknięciu działalności

Zgodnie z obecnie obowiązującym prawem dokumentację przedsiębiorstwa należy przechowywać nawet do 50 lat po zamknięciu działalności. Po zakończeniu prowadzenia działalności należy wskazać podmiot, który nadal będzie przechowywać dokumentację. Ważne jest to szczególnie wtedy, gdy firma zatrudniała pracowników. Należy pamiętać, że wraz z zamknięciem działalności dokumenty muszą pozostać i nie wolno ich zniszczyć.